Wenn wir Daten für dein Unternehmen verarbeiten.

1. Die Parteien

Verantwortlicher ist das angeschlossene Unternehmen oder das Kundenunternehmen mit Firmenkonto, das die Funktionen in Abschnitt 3 nutzt (in diesem Vertrag «ihr» oder «das Unternehmen»).

Auftragsverarbeiter ist Timmarna Platform (Einzelunternehmen), Org.-Nr. 970905-3558, Lilla Bommen 1, 411 04 Göteborg, der den Dienst SeeYouSoon betreibt (in diesem Vertrag «wir»).

Der Vertrag ist Teil der Partnerbedingungen und der Bedingungen für Firmenkonten und muss akzeptiert werden, bevor ein Partnerkonto oder Firmenkonto aktiviert wird. Er erfüllt die Anforderungen an einen schriftlichen Vertrag nach Art. 28 Abs. 3 und 28 Abs. 9 DSGVO. Ihr akzeptiert ihn, indem ihr das Kästchen im Antrag, bei der Aktivierung des Firmenkontos, in der App oder im Panel ankreuzt, und wir speichern, welche Version ihr wann akzeptiert habt. Weichen die Partnerbedingungen und dieser Vertrag in Bezug auf personenbezogene Daten voneinander ab, gilt dieser Vertrag.

2. Wofür der Vertrag gilt und wofür nicht

Das verarbeiten wir für euch

Der Vertrag gilt für die Daten, die ihr selbst in die Tools eingebt oder von eurem Personal für euren eigenen Betrieb eingeben lasst: Personal, Dienstpläne, Arbeitszeit und Lohnunterlagen in Kasse & Personal, eure Personalliste in der Branche, Buchungen, die ihr für Gäste ohne Konto anlegt, Fahrzeugcheck und Auftragskarten in der Werkstatt, das Reifenhotel, Reifenbestellungen bei Lieferanten sowie Mitarbeiterlisten, Berechtigungen, Kostenstellen und Monatsberichte in einem Firmenkonto für Fahrten und Fracht. Abschnitt 3 beschreibt jede Verarbeitung.

Dafür sind wir selbst verantwortlich

Für Folgendes ist SeeYouSoon eigenständig Verantwortlicher, und dann gilt die Datenschutzerklärung, nicht dieser Vertrag:

• Das Konto und die Anmeldung jedes Nutzers, auch die Konten der Inhaber, Führungskräfte, Mitarbeitenden und Reisenden eures Unternehmens auf einem Firmenkonto.
• Buchungen, Bestellungen, Frachten und Fahrten, die Kunden oder Mitarbeiter in der App tätigen, der Chat und die Gespräche darüber, Bewertungen und Rezensionen sowie der SeeYouSoon Club. Für die Durchführung des Transports selbst und gesetzliche Anforderungen in Verkehr und Buchführung sind das Kundenunternehmen, SeeYouSoon und das ausführende Transportunternehmen jeweils eigenständig Verantwortliche. Wenn ihr als verkaufendes Unternehmen über eine Buchung Daten eines Kunden erhaltet, seid ihr ebenso selbst Verantwortliche dafür, wie ihr sie verwendet.
• Eure Bewerbung als Partner, die Unterlagen, die ihr einreicht, und unsere Prüfung dieser Unterlagen.
• Kundenservice, Sicherheit, Betrugsschutz und unsere eigenen Protokolle darüber, wer in unserem Personal was gesehen hat.

Über das hinaus, was Abschnitt 3 nennt, führen wir kein Kundenregister für Unternehmen.

3. Die Verarbeitungen: Art und Zweck

Wir speichern die Daten, zeigen sie den Personen in eurem Unternehmen, die sie sehen dürfen, werten sie rechnerisch aus und senden Benachrichtigungen dazu, damit ihr euren Betrieb führen könnt. Wir verwenden sie nicht für eigene Zwecke.

Kasse & Personal

• Das Personal. Ihr fügt Personen zum Unternehmen hinzu und gebt ihnen eine Rolle (Inhaber, Leitung oder Personal), einen Titel und eine Personalnummer. Eine Person, die noch nicht in der Personalliste des Bereichs steht, wird per E-Mail-Adresse oder Telefonnummer zu einem bestehenden SeeYouSoon-Konto eingeladen. Wir speichern diese Adresse oder Nummer nicht in «Kasse & Personal», nur die Verknüpfung zum Konto. Eine Einladung gilt 7 Tage.
• Dienstpläne. Ein Wochenplan mit Tag, Beginn und Ende. Salons, Autowaschanlagen und Reinigungsunternehmen nutzen stattdessen ihren Plan in ihrem Bereich.
• Stempeln und Pausen. Wenn das Personal in der App ein- und ausstempelt, werden die Zeiten gespeichert sowie Beginn und Ende jeder Pause. Jedes Mitglied sieht, welche Kolleginnen und Kollegen gerade eingestempelt sind.
• Die Entfernung zum Arbeitsort. Siehe Kasten unten.
• Korrekturen. Ein Inhaber oder Vorgesetzter, der eine Zeit korrigiert, muss einen Grund angeben (3–300 Zeichen). Die Korrektur wird in einem Änderungsprotokoll mit dem Wert vorher und nachher gespeichert, und der oder die Beschäftigte erhält eine Benachrichtigung mit dem Grund. Das Protokoll wird nie geändert oder gelöscht.
• Lohn. Der Inhaber wählt pro Person ein Lohnmodell (Stundenlohn, Monatslohn, Prozent, Garantielohn plus Prozent oder pro Einheit), trägt Trinkgeld ein und genehmigt pro Zeitraum eine Lohnabrechnungsgrundlage. Bei provisionsbasiertem Lohn rechnen wir den Umsatz oder die Leistungen ein, die in SeeYouSoon mit der Person verknüpft sind. Der Inhaber lädt die Grundlage als CSV oder PAXml für sein eigenes Lohnsystem herunter. Wir zahlen keinen Lohn und nehmen keine Steuerabzüge vor.

Die Personalliste in der Branche

Euer Personal in der Branche (zum Beispiel Friseure, Autowäscher, Reinigungskräfte, Mechaniker, Umzugshelfer und Restaurantpersonal) wird mit Namen, Rolle und Arbeitsplan gespeichert, und mit der E-Mail-Adresse, wenn ihr jemanden einladet. Wenn ihr in der Spalte eines Friseurs eine gesperrte Zeit eintragt, wird auch der von euch angegebene Grund gespeichert.

Buchungen, die ihr selbst eintragt

• Buchung des Salons an der Kasse. Ein Gast ohne Konto wird mit Vorname, Telefonnummer, falls der Gast sie angeben möchte, einer Notiz, Dienstleistung, Friseur und Uhrzeit gebucht. Der Inhaber, die Friseure und das Salon-Personal von SeeYouSoon können solche Buchungen anlegen.
• Die Drop-in-Warteschlange. Der Name, den euer Personal für einen Gast in der Warteschlange einträgt.
• Buchung der Werkstatt an der Kasse. Ein Gast ohne Konto wird mit Vornamen, Telefonnummer, falls der Gast sie angeben möchte, Kennzeichen und Fahrzeugbezeichnung gebucht. Der Inhaber und die Leitungskräfte tragen sie ein.

Der Gast erhält keine Benachrichtigungen von uns und zahlt keine Gebühren über SeeYouSoon.

Fahrzeugprüfung und Auftragskarte

• Fahrzeugakte. Die eigene Karte der Werkstatt für jedes Auto: Kennzeichen, Marke, Modell, Modelljahr, Kraftstoff, Getriebe, Motor und Fahrgestellnummer, so wie die Werkstatt sie eingetragen hat. Auf der Karte wird kein Konto genannt. Wir rufen keine Daten über das Auto aus einem Fahrzeugregister ab.
• Die Auftragskarte. Für einen Werkstattbesuch werden der Kilometerstand, eine Notiz beim Check-in, welcher Mechaniker das Auto hat, die Arbeitsschritte und die Notizen der Werkstatt gespeichert. Die Kundin oder der Kunde sieht nur Notizen, die die Werkstatt als «Für Kunden sichtbar» markiert hat.

Das Reifenhotel

Für jeden Reifensatz werden der Kunde (das Konto oder, bei einem Kunden ohne Konto, der Name; das Unternehmen sieht nur den Vornamen), das Kennzeichen, die Fahrzeugbezeichnung, die Reifendaten und der Regalplatz gespeichert. Jede Einlagerung und jeder Wechsel erzeugt ein Protokoll mit der Profiltiefe je Reifen, Schäden, einer Notiz und dem Kilometerstand sowie höchstens 8 Fotos. Die Miete wird mit Zeitraum, Betrag und Zahlungsart gespeichert. Ein Kunde mit Konto sieht seine eigenen Reifen, Protokolle und Fotos in der App und erhält vor der Saison Erinnerungen.

Reifenbestellung bei einem Lieferanten

Wenn eure Werkstatt bei einem Lieferanten in SeeYouSoon Reifen für das Auto eines Kunden bestellt, senden wir das Kennzeichen des Autos und den Vornamen der bestellenden Person an den Lieferanten, niemals den Namen oder die Telefonnummer des Kunden. Der Lieferant ist ein Empfänger, den ihr auswählt, nicht unser Unterauftragsverarbeiter.

Firmenkonten (Fahrten und Transporte)

Wenn euer Unternehmen ein Firmenkonto für Geschäftsreisen oder Firmenfracht hat, legt euer Firmenadministrator fest, welche Mitarbeitenden über das Konto buchen dürfen, mit welcher Rolle und welchen Betragsgrenzen, verwaltet Kostenstellen und Referenzen und ruft Monatsberichte und Rechnungsunterlagen ab (Datum, Uhrzeit, Name des Mitarbeitenden in Kurzform, Kostenstelle, Betrag und Belegnummer, ohne die Adressen der Fahrt). Diese Daten verarbeiten wir als euer Auftragsverarbeiter. Den Transportauftrag selbst verarbeiten ihr, wir und das Transportunternehmen jeweils als eigenständig Verantwortliche.

4. Daten und betroffene Personen

Über wen wir Daten verarbeiten und welche Daten

Registrierte	Daten
Euer Personal, Führungskräfte und Inhaber	DatenName, Titel, Rolle, Personalnummer, Verknüpfung mit dem SeeYouSoon-Konto, Dienstplan, Ein- und Ausstempelungen, Pausen, Entfernung zum Arbeitsplatz beim Einstempeln, Korrekturen mit Grund, Lohnmodell, Trinkgeld, der Person zugerechneter Umsatz, Lohnabrechnungsgrundlage.
Mitarbeitende eines Firmenkontos	DatenName, E-Mail oder Verknüpfung mit dem SeeYouSoon-Konto, Rolle, Betragsgrenzen, Kostenstelle und Zeilen im Monatsbericht (Datum, Uhrzeit, Betrag und Belegnummer ohne Adressen).
Gäste ohne Konto	DatenVorname, Telefonnummer (freiwillig), Notiz, Zeit und Leistung; in der Werkstatt außerdem Kennzeichen und Fahrzeugbezeichnung.
Kundinnen und Kunden der Werkstatt und des Reifenhotels	DatenKonto oder Name, Kennzeichen, Fahrzeugdaten, Kilometerstand, Zustand der Reifen, Fotos der Reifen, Notizen, Miete und Zahlungsart.

Die Funktionen sind nicht für sensible personenbezogene Daten gemacht. Freitextfelder wie Notizen, Gründe für Korrekturen und Gründe für blockierte Zeiten können jedoch solche Daten enthalten, wenn jemand sie einträgt. Schreib nur das, was nötig ist.

5. Laufzeit des Vertrags

Der Vertrag gilt, solange ihr eine der Funktionen in Abschnitt 3 nutzt, und danach so lange, wie wir noch Daten haben, die wir für euch verarbeitet haben. Die Anlage zeigt, wie lange die Daten derzeit gespeichert werden.

6. Eure Anweisungen

Wir verarbeiten die Daten nur nach euren dokumentierten Weisungen. Die Weisungen sind dieser Vertrag und die Einstellungen, die ihr und euer Personal im Dashboard und in der App vornehmt, zum Beispiel wer zum Unternehmen gehört, der Arbeitsort und der Radius, ob die Pflicht, in der Nähe des Arbeitsorts zu stempeln, aktiviert ist, die Lohnmodelle und was ihr eingebt.

Möchtet ihr eine Weisung erteilen, die die Funktionen nicht abdecken, schreibt ihr an [email protected]. Wir sagen sofort Bescheid, wenn wir der Ansicht sind, dass eine Weisung gegen die Datenschutzvorschriften verstößt.

Wenn ein Gesetz verlangt, dass wir die Daten auf andere Weise verarbeiten, teilen wir euch das vorher mit, sofern das Gesetz dies nicht verbietet.

7. Vertraulichkeit

Nur die Personen bei uns, die die Daten für Betrieb und Support des Dienstes benötigen, erhalten Zugriff darauf. Wir stellen sicher, dass sie sich zur Vertraulichkeit verpflichtet haben.

8. Sicherheit

Diese Maßnahmen schützen die Daten heute (Art. 32 DSGVO):

• Verschlüsselung bei der Übertragung. Der gesamte Datenverkehr zur App, zum Dashboard und zu unserer API läuft verschlüsselt über HTTPS (TLS), und der Browser wird gezwungen, HTTPS zu verwenden.
• Berechtigungen nach Rolle. Der Server prüft bei jedem Aufruf in der Datenbank, welche Rolle die Person in eurem Unternehmen hat. In Kasse & Personal sieht nur der Inhaber Lohnmodelle, Lohnperioden und Lohnunterlagen, der Inhaber und die Führungskräfte sehen die Zeiten und das Trinkgeld des Personals, und alle anderen sehen ihre eigenen. In der Werkstatt, im Salon und im Reifenhotel gelten entsprechende Rollen.
• Das Änderungsprotokoll. Das Änderungsprotokoll in Kasse & Personal können auch Leitungskräfte lesen. Änderungen an Lohnmodellen und Lohnperioden sieht nur der Inhaber; Trinkgeld sehen auch die Leitungskräfte.
• Unser eigenes Personal. Unser Personal erhält nur über Berechtigungen pro Sektor Zugang, die in der Datenbank vergeben werden, und eine entzogene Berechtigung verliert sofort ihre Gültigkeit. In Kasse & Personal sieht unser Personal nur Anzahlen, niemals Namen, Zeiten oder Löhne. Die Telefonnummer eines Gastes wird unserem Personal nur mit den letzten vier Ziffern angezeigt. Das Personal des jeweiligen Sektors kann die Listen des Reifenhotels mit dem Vornamen des Kunden, die Fahrzeugkarten und Auftragskarten der Werkstätten lesen; diese Zugriffe werden derzeit nicht protokolliert.
• Verschlüsselung bei der Speicherung. Telefonnummern von Gästen werden mit AES-256-GCM verschlüsselt gespeichert. Übrige Daten wie Namen, Zeiten und Lohn werden nicht feldweise verschlüsselt gespeichert.
• Standort. Koordinaten beim Einstempeln werden nie gespeichert, nur die auf 10 Meter gerundete Entfernung.
• Fotos. Wir entfernen alle Metadaten aus Fotos, auch die GPS-Position, bevor sie gespeichert werden. Sie liegen in einem privaten Speicher und werden nur denen angezeigt, die sie sehen dürfen, ohne in einem Cache gespeichert zu werden.
• Nachvollziehbarkeit. Korrekturen der Arbeitszeit werden in einem unveränderbaren Protokoll gespeichert, und die beschäftigte Person erhält zu jeder Korrektur eine Mitteilung.
• Anmeldung. Für die Konten des Dashboards gibt es eine Zwei-Faktor-Authentifizierung. Die Zahl der Anmeldeversuche ist begrenzt. Wenn wir eine Person aus unserem Personal entfernen, werden alle Sitzungen dieser Person sofort beendet.
• Sicherungskopien. Die Datenbank wird jede Nacht gesichert. Die Kopie wird als gewöhnliche Datei in privatem Speicher bei Cloudflare innerhalb der EU abgelegt, im Ruhezustand von Cloudflare verschlüsselt, aber nicht mit einem eigenen Schlüssel. Bei einer etwaigen Wiederherstellung aus der Sicherung wird unmittelbar vor der Wiederfreigabe des Betriebs ein separates Löschprotokoll ohne personenbezogene Daten eingespielt, damit gelöschte Konten gelöscht bleiben. Fotos werden nicht gesichert.

9. Unterauftragsverarbeiter

Ihr erteilt uns eine allgemeine Genehmigung, Unterauftragsverarbeiter einzusetzen. Diese Unterauftragsverarbeiter verarbeiten die Daten derzeit für uns:

Unterauftragsverarbeiter für Daten, die wir in eurem Auftrag verarbeiten

Unterauftragsverarbeiter	Was sie tun	Wo sich die Daten befinden
Cloudflare, Inc. (USA)	Was sie tunBetreiben unseren Server, die Datenbank, die Speicherung von Fotos und die Sicherungskopien. Cloudflare speichert außerdem Protokolle der Anfragen an den Server, und die Adresse in einer Anfrage kann das Kennzeichen eines Autos enthalten.	Wo die Daten liegenDie Datenbank wird in Westeuropa gespeichert (einschließlich des Vereinigten Königreichs auf Grundlage des Angemessenheitsbeschlusses der EU-Kommission) und durch das EU-US DPF sowie Standardvertragsklauseln geschützt. Fotos in den Auftragsverarbeitungstools werden mit demselben Schutz im Dateispeicher von Cloudflare gespeichert (während Identitäts- und Genehmigungsdokumente in seeyousoon-kyc-eu mit EU-Gerichtsbarkeit gespeichert werden). Sicherungskopien werden in privatem Speicher innerhalb der EU gespeichert, im Ruhezustand von Cloudflare verschlüsselt, jedoch nicht mit einem eigenen Schlüssel.
Push-Dienste der Browser: Google, Mozilla, Apple und Microsoft (USA)	Was sie tunLeiten Benachrichtigungen an Handys und Computer weiter, auf denen Benachrichtigungen aktiviert sind, zum Beispiel eine Einladung, eine korrigierte Arbeitszeit oder eine Erinnerung an den Reifenwechsel. Der Inhalt ist für das Gerät des Empfängers verschlüsselt; der Dienst sieht nur die Adresse des Geräts und den Zeitpunkt.	Wo die Daten liegenAuf den eigenen Servern des jeweiligen Dienstes.
Firebase Cloud Messaging (Google, USA) und Apple Push Notification service (Apple, USA)	Was sie tunBetrifft nur die Handy-Apps, die noch nicht veröffentlicht sind. Dort leiten sie die Benachrichtigungen weiter und können deren kurzen Text lesen.	Wo die Daten liegenAuf den eigenen Servern des jeweiligen Dienstes.
fiskaly (SIGN SE)	Was sie tunBetrifft nur die Registrierkasse in Kasse & Personal, die noch nicht aktiviert ist. Dort erfassen sie jeden Beleg in der gesetzlich vorgeschriebenen Kontrolleinheit: die Zeilen und Beträge des Belegs, niemals den Käufer.	Wo die Daten liegenWird hier angegeben, bevor das Kassensystem eingeschaltet wird, mindestens 30 Tage vorher.

Wir stellen sicher, dass jeder Unterauftragsverarbeiter mit uns einen Vertrag hat, der dieselben Datenschutzanforderungen stellt wie dieser Vertrag. Wir haften euch gegenüber für die Arbeit der Unterauftragsverarbeiter.

Bevor wir einen neuen Unterauftragsverarbeiter beauftragen oder einen bestehenden austauschen, veröffentlichen wir eine neue Version dieses Vertrags mit der aktualisierten Liste und benachrichtigen euch schriftlich per E-Mail (sowie mit einem Hinweis im Dashboard und in der App) mindestens 15 Tage vor Inkrafttreten der Änderung (mindestens 30 Tage, bevor die Registrierkasse eingeschaltet wird). Wollt ihr gemäß Art. 28 Abs. 2 DSGVO widersprechen, schreibt ihr an [email protected], bevor die Änderung wirksam wird. Können wir eurem Widerspruch nicht entsprechen, habt ihr das Recht, das betroffene Modul (zum Beispiel Kasse & Personal) abzuschalten oder den Vertrag zu kündigen, bevor die Änderung in Kraft tritt.

10. Übermittlung außerhalb der EU/des EWR

Die Unterauftragsverarbeiter in Abschnitt 9 sind mit Ausnahme von fiskaly US-amerikanische Unternehmen, und Fotos in den Assistenzwerkzeugen können außerhalb der EU/des EWR verarbeitet werden. Indem ihr die Funktionen nutzt, erteilt ihr uns die Weisung zu diesen Übermittlungen. Die Datenbank wird in Westeuropa gespeichert (einschließlich des Vereinigten Königreichs auf Grundlage des Angemessenheitsbeschlusses der EU-Kommission) und ist durch das EU-US DPF und Standardvertragsklauseln geschützt; Cloudflare ist nach dem EU–US Data Privacy Framework zertifiziert und hat die Standardvertragsklauseln der EU in seinen Auftragsverarbeitungsvertrag aufgenommen. Wir übermitteln die Daten in kein anderes Land, ohne dass ein Schutz besteht, der Kapitel V der DSGVO erfüllt.

11. Rechte der betroffenen Personen

Ihr beantwortet Anfragen eurer Beschäftigten und Gäste, zum Beispiel auf Einsicht, Berichtigung oder Löschung ihrer Daten. Das meiste könnt ihr direkt im Dashboard einsehen und korrigieren. Alle Beschäftigten sehen ihre eigenen Zeiten, ihren Dienstplan und ihre genehmigten Lohnabrechnungen in der App.

Im Panel gibt es derzeit keine Funktion, um einen Termin, eine Fahrzeugkarte oder einen Reifensatz im Reifenhotel zu löschen, und keinen Export außer den Lohnunterlagen. Wenn eine angestellte Person ihre Daten in der App selbst herunterlädt, sind die Angaben aus Kasse & Personal nicht enthalten. Wenn ihr das braucht, schreibt an [email protected], dann stellen wir die Angaben für euch zusammen oder löschen sie.

Wenn sich eine betroffene Person mit einem Anliegen zu Daten, die wir in eurem Auftrag verarbeiten, direkt an uns wendet, leiten wir es unverzüglich an euch weiter und antworten nicht selbst in der Sache, es sei denn, ihr bittet uns darum.

12. Datenschutzverletzungen

Wenn wir eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten feststellen, die Daten betrifft, die wir in eurem Auftrag verarbeiten, informieren wir euch unverzüglich. Wir teilen euch mit, was passiert ist, welche Daten und ungefähr wie viele Personen betroffen sind, welche Folgen das haben kann und was wir dagegen tun. Was wir nicht sofort wissen, reichen wir nach, sobald wir es wissen. Ihr entscheidet, ob ihr die Verletzung der Integritetsskyddsmyndigheten (imy.se) meldet, was innerhalb von 72 Stunden zu geschehen hat, und ob ihr die betroffenen Personen benachrichtigt (Art. 33 und 34 DSGVO).

13. Datenschutz-Folgenabschätzung und vorherige Konsultation

Arbeitszeit- und Entfernungskontrolle beim Einstempeln können erfordern, dass ihr eine Datenschutz-Folgenabschätzung durchführt (Art. 35 DSGVO). Wir geben euch die Angaben zu den Funktionen, die ihr dafür braucht, sowie für eine etwaige vorherige Konsultation der Integritetsskyddsmyndigheten (Art. 36 DSGVO).

14. Wenn der Vertrag endet

Wenn ihr die Funktionen nicht mehr nutzt, entscheidet ihr, ob wir die Daten löschen oder sie an euch herausgeben sollen. Schreibt an [email protected].

Derzeit werden die Daten weder automatisch gelöscht, wenn der Vertrag endet, noch wenn das Konto des Inhabers gelöscht wird: Die Daten des Unternehmens bleiben gespeichert, bis ihr uns bittet, sie zu löschen. Der im Portal verfügbare Export ist die Lohnabrechnungsgrundlage als CSV oder PAXml für genehmigte Zeiträume. Übrige Daten stellen wir euch auf Anfrage zusammen.

Daten, die wir gelöscht haben, bleiben in den Sicherungskopien erhalten, bis diese Kopien bereinigt werden, siehe Anhang.

15. Information und Prüfung

Wir geben euch die Informationen, die ihr braucht, um nachzuweisen, dass dieser Vertrag und Art. 28 DSGVO eingehalten werden, und beantworten eure Fragen schriftlich. Ihr oder eine von euch benannte unabhängige, zur Verschwiegenheit verpflichtete Prüferin bzw. ein solcher Prüfer dürft unsere Verarbeitung nach Absprache über Zeitpunkt und Umfang prüfen. Die Integritetsskyddsmyndigheten darf jederzeit die Kontrollen durchführen, zu denen das Gesetz sie berechtigt.

16. Eure Verantwortung als Verantwortliche

• Ihr stellt sicher, dass ihr eine Rechtsgrundlage für die Verarbeitung habt und dass eure Beschäftigten und Gäste darüber informiert werden (Art. 13 DSGVO). Eure Beschäftigten müssen zum Beispiel wissen, dass die App beim Einstempeln den Standort des Telefons abfragt und dass die Entfernung zum Arbeitsplatz gespeichert wird, wenn ihr einen Arbeitsplatz angegeben habt.
• Bevor ihr die Pflicht einschaltet, sich in der Nähe des Arbeitsplatzes einzustempeln, solltet ihr eine Interessenabwägung vornehmen und eine etwaige Verhandlungspflicht nach § 11 lagen om medbestämmande i arbetslivet (MBL) erfüllen.
• Ihr bestimmt, wie lange die Daten gespeichert werden, und sagt uns, wann sie gelöscht werden sollen, zum Beispiel Arbeitszeiten nach der arbetstidslagen und Lohnunterlagen nach der bokföringslagen.
• Ihr gebt nur Personen Berechtigungen, die sie brauchen, und entfernt Personen, die ausscheiden.
• Für Lohnunterlagen, die ihr herunterladet, seid ihr verantwortlich, sobald die Datei SeeYouSoon verlassen hat.

17. Änderungen und Kontakt

Wir veröffentlichen jede neue Version des Vertrags hier, mit Datum und Versionsnummer. Kontakt in Datenschutzfragen: [email protected]. Sonstige Fragen: [email protected].

18. Anhang: Verarbeitungen und Speicherfristen

Die Tabelle zeigt, wie lange die Daten gespeichert werden, so wie der Dienst heute funktioniert. Wo «keine automatische Löschung» steht, bleiben die Daten gespeichert, bis du uns bittest, sie zu löschen.

Verarbeitung, Daten, betroffene Personen und Speicherdauer

Behandlung	Daten	Registrierte	Aktuelle Speicherdauer
Personal unter «Kasse & Personal»	DatenName, Titel, Rolle, Personalnummer, Verknüpfung mit dem Konto	Betroffene PersonenPersonal, Führungskräfte, Inhaber	Aktuelle SpeicherdauerKeine automatische Löschung. Eine entfernte Person wird als entfernt markiert. Löscht die Person ihr Konto, werden diese Angaben nicht geändert.
Zeitpläne	DatenTag, Beginn, Ende	Betroffene PersonenPersonal	Speicherdauer heuteBis ihr den Plan ändert.
Stempeln, Pausen und Abstände	DatenZeiten, Entfernung zum Arbeitsplatz in 10-Meter-Schritten, Status, Notiz	Betroffene PersonenPersonal	Aktuelle SpeicherdauerKeine automatische Löschung, auch nicht, wenn die Person ihr Konto löscht.
Änderungsprotokoll	DatenWer was wann geändert hat, Grund, Werte vorher und nachher	Betroffene PersonenPersonal, Führungskräfte, Inhaber	Speicherdauer heuteWird nie geändert oder gelöscht.
Lohn	DatenLohnmodell, Trinkgeld, Umsatz pro Person, Lohnabrechnungsgrundlage	Betroffene PersonenPersonal	Aktuelle SpeicherdauerKeine automatische Löschung.
Benachrichtigungen an Personal und Kunden	DatenDer Text der Benachrichtigung, zum Beispiel eine Korrektur mit Grund	RegistriertPersonal, Kunden mit Konto	Aktuelle Speicherdauer90 Tage.
Die Personalliste in der Branche	DatenName, Rolle, Dienstplan, E-Mail bei Einladung, Grund für blockierte Zeit	Betroffene PersonenPersonal	Aktuelle SpeicherdauerKeine automatische Löschung. Löscht die Person ihr Konto, wird der Name ersetzt und die Person verlässt das Team.
Buchung an der Kasse, im Salon und in der Werkstatt	DatenVorname, Telefonnummer, Notiz, Uhrzeit; in der Werkstatt Kennzeichen und Auto	Betroffene PersonenGäste ohne Konto	Speicherdauer heuteDie Telefonnummer wird 30 Tage nach dem Besuch gelöscht. Übriges: keine automatische Löschung.
Warteschlange ohne Termin	DatenDer Name, den das Personal eingibt	Betroffene PersonenGäste	Aktuelle SpeicherdauerKeine automatische Löschung.
Fahrzeugprüfung	DatenKennzeichen, Fahrzeugdaten, Fahrgestellnummer	Betroffene PersonenHalter oder Nutzer des Fahrzeugs	Aktuelle SpeicherdauerKeine automatische Löschung. Löscht ein Kunde sein Konto, wird die Karteikarte entfernt, wenn nur die Besuche dieses Kunden das Fahrzeug bei der Werkstatt belegen.
Auftragskarte	DatenKilometerstand, Notizen, Mechaniker, Arbeitsschritte	Betroffene PersonenKunden, Mechaniker	Aktuelle SpeicherdauerKeine automatische Löschung. Löscht der Kunde sein Konto, wird der Text der Notizen geleert.
Das Reifenhotel	DatenKonto oder Name, Kennzeichen, Reifen, Protokoll, Fotos, Miete	Betroffene PersonenKunden mit und ohne Konto	Aktuelle SpeicherdauerKeine automatische Löschung, auch nicht, wenn der Kunde sein Konto löscht.
Reifenbestellung beim Lieferanten	DatenKennzeichen, Vorname des Bestellers	Betroffene PersonenKunden, euer Personal	Aktuelle SpeicherdauerKeine automatische Löschung.
Firmenkonten (Fahrten und Transporte)	DatenMitarbeiterliste, Rolle, Betragsgrenzen, Kostenstellen und Monatsberichte	Betroffene PersonenMitarbeitende und Administratoren des Kundenunternehmens	Aktuelle SpeicherdauerMitarbeitende und Kostenstellen, bis das Kundenunternehmen sie entfernt oder das Konto kündigt; Monatsberichte und Rechnungsunterlagen 7 Jahre gemäß bokföringslagen.
Sicherungskopien	DatenDie gesamte Datenbank, keine Fotos	Betroffene PersonenAlle oben Genannten	Aktuelle SpeicherdauerKopien in privatem Speicher bei Cloudflare innerhalb der EU, im Ruhezustand von Cloudflare verschlüsselt, jedoch nicht mit einem eigenen Schlüssel: tägliche Kopien 30 Tage, monatliche 365 Tage und Kopien vor größeren Änderungen 365 Tage. Bei einer Wiederherstellung wird das Löschprotokoll (ohne personenbezogene Daten) unmittelbar vor der erneuten Freigabe des Datenverkehrs eingespielt.
Anfrageprotokolle von Cloudflare	DatenAdresse und Zeitpunkt des Aufrufs	Betroffene PersonenAlle, die die Funktionen nutzen	Speicherdauer heuteSo lange, wie Cloudflare sie gemäß unserem Abonnement speichert.