Όταν επεξεργαζόμαστε δεδομένα για λογαριασμό της επιχείρησής σου.

1. Τα μέρη

Υπεύθυνος επεξεργασίας είναι η συνδεδεμένη επιχείρηση ή η επιχείρηση-πελάτης με εταιρικό λογαριασμό που χρησιμοποιεί τις λειτουργίες της ενότητας 3 (στην παρούσα σύμβαση «εσείς» ή «η επιχείρηση»).

Εκτελών την επεξεργασία είναι η Timmarna Platform (ατομική επιχείρηση), αρ. μητρώου 970905-3558, Lilla Bommen 1, 411 04 Göteborg, η οποία λειτουργεί την υπηρεσία SeeYouSoon (στην παρούσα σύμβαση «εμείς»).

Η σύμβαση αποτελεί μέρος των Όρων συνεργατών και των όρων για εταιρικούς λογαριασμούς και πρέπει να εγκριθεί πριν ενεργοποιηθεί λογαριασμός συνεργάτη ή εταιρικός λογαριασμός. Πληροί τις απαιτήσεις για γραπτή σύμβαση του άρθρου 28 παρ. 3 και 28 παρ. 9 του GDPR. Την αποδέχεστε επιλέγοντας το πλαίσιο στην αίτηση, κατά την ενεργοποίηση του εταιρικού λογαριασμού, στην εφαρμογή ή στον πίνακα διαχείρισης, και καταγράφουμε ποια έκδοση αποδεχτήκατε και πότε. Αν οι Όροι συνεργατών και η παρούσα σύμβαση ορίζουν διαφορετικά πράγματα για τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα, υπερισχύει η παρούσα σύμβαση.

2. Σε τι ισχύει και σε τι δεν ισχύει η σύμβαση

Αυτά επεξεργαζόμαστε για λογαριασμό σας

Η σύμβαση αφορά τα στοιχεία που καταχωρίζετε εσείς ή αφήνετε το προσωπικό σας να καταχωρίσει στα εργαλεία για τη δική σας επιχείρηση: προσωπικό, προγράμματα βαρδιών, χρόνο εργασίας και στοιχεία μισθοδοσίας στο «Ταμείο & προσωπικό», τη λίστα προσωπικού σας στον κλάδο, κρατήσεις που καταχωρίζετε για πελάτες χωρίς λογαριασμό, το «Fordonskoll» και τις κάρτες εργασιών στο συνεργείο, την αποθήκη ελαστικών, παραγγελίες ελαστικών σε προμηθευτές, καθώς και λίστες εργαζομένων, δικαιώματα πρόσβασης, κέντρα κόστους και μηνιαίες αναφορές σε εταιρικό λογαριασμό για μετακινήσεις και μεταφορές. Η ενότητα 3 περιγράφει κάθε επεξεργασία.

Γι' αυτά ευθυνόμαστε εμείς οι ίδιοι

Για τα ακόλουθα, το SeeYouSoon είναι αυτοτελής υπεύθυνος επεξεργασίας, και τότε ισχύει η πολιτική απορρήτου και όχι η παρούσα σύμβαση:

• Ο λογαριασμός και η σύνδεση κάθε χρήστη, συμπεριλαμβανομένων των λογαριασμών των ιδιοκτητών, των διευθυντών, των εργαζομένων και των επιβατών της επιχείρησής σας σε εταιρικό λογαριασμό.
• Κρατήσεις, παραγγελίες, μεταφορές φορτίων και διαδρομές που κάνουν πελάτες ή εργαζόμενοι στην εφαρμογή, η συνομιλία και οι κλήσεις σχετικά με αυτές, βαθμολογίες και κριτικές, καθώς και το SeeYouSoon Club. Για την ίδια την εκτέλεση της μεταφοράς και τις νόμιμες απαιτήσεις στον τομέα των μεταφορών και της λογιστικής, η πελάτισσα εταιρεία, η SeeYouSoon και η εκτελούσα μεταφορική εταιρεία είναι η καθεμία αυτοτελής υπεύθυνος επεξεργασίας. Όταν εσείς, ως πωλούσα επιχείρηση, λαμβάνετε τα στοιχεία ενός πελάτη μέσω κράτησης, είστε επίσης οι ίδιοι υπεύθυνοι επεξεργασίας για τον τρόπο που τα χρησιμοποιείτε.
• Η αίτησή σας για να γίνετε συνεργάτης, τα έγγραφα που υποβάλλετε και ο έλεγχός τους από εμάς.
• Εξυπηρέτηση πελατών, ασφάλεια, προστασία από απάτες και τα δικά μας αρχεία καταγραφής για το ποιος από το προσωπικό μας έχει δει τι.

Πέρα από όσα αναφέρει η ενότητα 3, δεν τηρούμε μητρώο πελατών για λογαριασμό επιχειρήσεων.

3. Οι επεξεργασίες: είδος και σκοπός

Αποθηκεύουμε τα δεδομένα, τα εμφανίζουμε σε όσους στην επιχείρησή σας έχουν δικαίωμα να τα βλέπουν, κάνουμε υπολογισμούς με αυτά και στέλνουμε ειδοποιήσεις γι' αυτά, ώστε να μπορείτε να διαχειρίζεστε τη δραστηριότητά σας. Δεν τα χρησιμοποιούμε για δικούς μας σκοπούς.

Ταμείο & προσωπικό

• Το προσωπικό. Προσθέτετε άτομα στην επιχείρηση και τους δίνετε ρόλο (ιδιοκτήτης, διευθυντής ή προσωπικό), τίτλο και αριθμό μητρώου εργαζομένου. Ένα άτομο που δεν υπάρχει ήδη στη λίστα προσωπικού του τομέα προσκαλείται μέσω διεύθυνσης email ή αριθμού τηλεφώνου σε υπάρχοντα λογαριασμό SeeYouSoon. Δεν αποθηκεύουμε αυτή τη διεύθυνση ή αυτόν τον αριθμό στο «Ταμείο & προσωπικό», μόνο τη σύνδεση με τον λογαριασμό. Μια πρόσκληση ισχύει για 7 ημέρες.
• Προγράμματα. Ένα εβδομαδιαίο πρόγραμμα με ημέρα, έναρξη και λήξη. Τα κομμωτήρια, τα πλυντήρια αυτοκινήτων και οι εταιρείες καθαρισμού χρησιμοποιούν αντί γι' αυτό το πρόγραμμα του κλάδου τους.
• Χτύπημα κάρτας και διαλείμματα. Όταν το προσωπικό χτυπά κάρτα εισόδου και εξόδου στην εφαρμογή, αποθηκεύονται οι ώρες, καθώς και η έναρξη και η λήξη κάθε διαλείμματος. Κάθε μέλος βλέπει ποιοι συνάδελφοι έχουν χτυπήσει κάρτα αυτή τη στιγμή.
• Η απόσταση από τον χώρο εργασίας. Δες το πλαίσιο παρακάτω.
• Διορθώσεις. Ο ιδιοκτήτης ή ο προϊστάμενος που διορθώνει μια ώρα πρέπει να γράψει αιτιολογία (3–300 χαρακτήρες). Η διόρθωση αποθηκεύεται σε αρχείο αλλαγών με την τιμή πριν και μετά, και ο εργαζόμενος λαμβάνει ειδοποίηση με την αιτιολογία. Το αρχείο δεν τροποποιείται ούτε διαγράφεται ποτέ.
• Μισθός. Ο ιδιοκτήτης επιλέγει μισθολογικό μοντέλο ανά άτομο (ωριαία αμοιβή, μηνιαίος μισθός, ποσοστό, εγγυημένος μισθός συν ποσοστό ή ανά μονάδα), καταχωρίζει τα φιλοδωρήματα και εγκρίνει μια μισθολογική κατάσταση ανά περίοδο. Για αμοιβή βάσει προμήθειας συνυπολογίζουμε τις πωλήσεις ή τις υπηρεσίες που συνδέονται με το άτομο στο SeeYouSoon. Ο ιδιοκτήτης κατεβάζει την κατάσταση ως CSV ή PAXml στο δικό του σύστημα μισθοδοσίας. Δεν καταβάλλουμε μισθούς και δεν παρακρατούμε φόρους.

Η λίστα προσωπικού στον τομέα

Το προσωπικό σας στον κλάδο (για παράδειγμα κομμωτές, πλύντες, καθαριστές, μηχανικοί, προσωπικό μετακομίσεων και προσωπικό εστιατορίων) καταχωρίζεται με όνομα, ρόλο και πρόγραμμα εργασίας, καθώς και με τη διεύθυνση e-mail όταν προσκαλείτε κάποιον. Όπου καταχωρίζετε αποκλεισμένο χρόνο στη στήλη ενός κομμωτή, αποθηκεύεται επίσης ο λόγος που γράφετε.

Κρατήσεις που καταχωρίζετε εσείς οι ίδιοι

• Κράτηση του κομμωτηρίου στο ταμείο. Ένας επισκέπτης χωρίς λογαριασμό καταχωρίζεται με το μικρό του όνομα, τον αριθμό τηλεφώνου αν θέλει να τον δώσει, μια σημείωση, την υπηρεσία, τον κομμωτή και την ώρα. Ο ιδιοκτήτης, οι κομμωτές και το προσωπικό της SeeYouSoon για τα κομμωτήρια μπορούν να καταχωρίζουν τέτοιες κρατήσεις.
• Η ουρά χωρίς ραντεβού. Το όνομα που καταχωρεί το προσωπικό σας για έναν πελάτη στην ουρά.
• Η κράτηση του συνεργείου στο ταμείο. Ένας επισκέπτης χωρίς λογαριασμό καταχωρίζεται με το μικρό του όνομα, τον αριθμό τηλεφώνου αν θέλει να τον δώσει, τον αριθμό κυκλοφορίας και την ονομασία του αυτοκινήτου. Ο ιδιοκτήτης και οι υπεύθυνοι τα καταχωρίζουν.

Ο επισκέπτης δεν λαμβάνει ειδοποιήσεις από εμάς και δεν πληρώνει τέλη μέσω του SeeYouSoon.

Έλεγχος οχήματος και κάρτα εργασίας

• Έλεγχος οχήματος. Η δική της κάρτα του συνεργείου για κάθε αυτοκίνητο: αριθμός κυκλοφορίας, μάρκα, μοντέλο, έτος μοντέλου, καύσιμο, κιβώτιο ταχυτήτων, κινητήρας και αριθμός πλαισίου, όπως τα έχει καταχωρίσει το συνεργείο. Στην κάρτα δεν αναφέρεται κανένας λογαριασμός. Δεν αντλούμε στοιχεία για το αυτοκίνητο από κανένα μητρώο οχημάτων.
• Η κάρτα εργασίας. Για μια επίσκεψη στο συνεργείο φυλάσσονται η ένδειξη του χιλιομετρητή, μια σημείωση κατά την παραλαβή, ποιος μηχανικός έχει το αυτοκίνητο, τα στάδια της εργασίας και οι σημειώσεις του συνεργείου. Ο πελάτης βλέπει μόνο τις σημειώσεις που το συνεργείο έχει επισημάνει ως «Ορατό στον πελάτη».

Το ξενοδοχείο ελαστικών

Για κάθε σετ ελαστικών αποθηκεύονται ο πελάτης (ο λογαριασμός ή το όνομα για πελάτη χωρίς λογαριασμό· η επιχείρηση βλέπει μόνο το μικρό όνομα), ο αριθμός κυκλοφορίας, η ονομασία του αυτοκινήτου, τα στοιχεία των ελαστικών και η θέση στο ράφι. Κάθε παράδοση και αλλαγή δημιουργεί ένα πρωτόκολλο με το βάθος πέλματος ανά ελαστικό, τις ζημιές, μια σημείωση και την ένδειξη του χιλιομετρητή, καθώς και έως 8 φωτογραφίες. Το μίσθωμα αποθηκεύεται με την περίοδο, το ποσό και τον τρόπο πληρωμής. Ένας πελάτης με λογαριασμό βλέπει στην εφαρμογή τα δικά του ελαστικά, πρωτόκολλα και φωτογραφίες και λαμβάνει υπενθυμίσεις πριν από κάθε σεζόν.

Παραγγελία ελαστικών από προμηθευτή

Όταν το συνεργείο σας παραγγέλνει ελαστικά για το αυτοκίνητο ενός πελάτη από έναν προμηθευτή στο SeeYouSoon, στέλνουμε στον προμηθευτή τον αριθμό κυκλοφορίας του αυτοκινήτου και το μικρό όνομα του ατόμου που κάνει την παραγγελία, ποτέ το όνομα ή τον αριθμό τηλεφώνου του πελάτη. Ο προμηθευτής είναι αποδέκτης που επιλέγετε εσείς, όχι εκτελών την επεξεργασία για λογαριασμό μας (υπεργολάβος επεξεργασίας μας).

Εταιρικοί λογαριασμοί (διαδρομές και μεταφορές)

Όταν η εταιρεία σας έχει εταιρικό λογαριασμό για επαγγελματικά ταξίδια ή εταιρικές μεταφορές, ο διαχειριστής της εταιρείας σας ορίζει ποιοι εργαζόμενοι μπορούν να κάνουν κρατήσεις στον λογαριασμό, τον ρόλο και τα όρια ποσών τους, τα κέντρα κόστους και τις αναφορές, και εξάγει μηνιαίες αναφορές και στοιχεία τιμολόγησης (ημερομηνία, ώρα, το όνομα του εργαζομένου σε σύντομη μορφή, κέντρο κόστους, ποσό και αριθμό απόδειξης, χωρίς τις διευθύνσεις της διαδρομής). Επεξεργαζόμαστε αυτά τα δεδομένα ως εκτελών την επεξεργασία για λογαριασμό σας. Την ίδια τη μεταφορά την επεξεργάζεστε εσείς, εμείς και η μεταφορική εταιρεία ως αυτοτελείς υπεύθυνοι επεξεργασίας.

4. Δεδομένα και υποκείμενα των δεδομένων

Για ποιους επεξεργαζόμαστε δεδομένα και ποια δεδομένα

Εγγεγραμμένοι	Στοιχεία
Το προσωπικό σας, οι διευθυντές και οι ιδιοκτήτες	ΣτοιχείαΌνομα, τίτλος, ρόλος, αριθμός μητρώου εργαζομένου, σύνδεση με τον λογαριασμό SeeYouSoon, πρόγραμμα, χτυπήματα κάρτας εισόδου και εξόδου, διαλείμματα, απόσταση από τον χώρο εργασίας κατά το χτύπημα κάρτας εισόδου, διορθώσεις με αιτιολογία, μισθολογικό μοντέλο, φιλοδωρήματα, πωλήσεις που χρεώνονται στο άτομο, στοιχεία μισθοδοσίας.
Εργαζόμενοι σε εταιρικό λογαριασμό	ΣτοιχείαΌνομα, e-mail ή σύνδεση με λογαριασμό SeeYouSoon, ρόλος, όρια ποσών, κέντρο κόστους και γραμμές της μηνιαίας αναφοράς (ημερομηνία, ώρα, ποσό και αριθμός απόδειξης χωρίς διευθύνσεις).
Επισκέπτες χωρίς λογαριασμό	ΔεδομέναΌνομα, αριθμός τηλεφώνου (προαιρετικά), σημείωση, ώρα και υπηρεσία· στο συνεργείο επίσης αριθμός κυκλοφορίας και μοντέλο του αυτοκινήτου.
Οι πελάτες του συνεργείου και του ξενοδοχείου ελαστικών	ΣτοιχείαΛογαριασμός ή όνομα, αριθμός κυκλοφορίας, στοιχεία του αυτοκινήτου, ένδειξη χιλιομετρητή, κατάσταση των ελαστικών, φωτογραφίες των ελαστικών, σημειώσεις, μίσθωμα και τρόπος πληρωμής.

Οι λειτουργίες δεν έχουν σχεδιαστεί για ευαίσθητα προσωπικά δεδομένα. Ωστόσο, τα πεδία ελεύθερου κειμένου, όπως οι σημειώσεις, οι λόγοι διορθώσεων και οι λόγοι δεσμευμένου χρόνου, μπορεί να περιέχουν τέτοια δεδομένα αν τα γράψει κάποιος. Γράψε μόνο ό,τι χρειάζεται.

5. Πόσο διαρκεί η σύμβαση

Η σύμβαση ισχύει όσο χρησιμοποιείτε κάποια από τις λειτουργίες της ενότητας 3 και, στη συνέχεια, όσο διατηρούμε στοιχεία που έχουμε επεξεργαστεί για λογαριασμό σας. Το παράρτημα δείχνει για πόσο διάστημα αποθηκεύονται σήμερα τα στοιχεία.

6. Οι οδηγίες σας

Επεξεργαζόμαστε τα στοιχεία μόνο σύμφωνα με τις τεκμηριωμένες οδηγίες σας. Οδηγίες είναι η παρούσα σύμβαση και οι επιλογές που κάνετε εσείς και το προσωπικό σας στον πίνακα διαχείρισης και στην εφαρμογή, για παράδειγμα ποιος ανήκει στην επιχείρηση, ο χώρος εργασίας και η ακτίνα, αν είναι ενεργή η απαίτηση χτυπήματος κάρτας κοντά στον χώρο εργασίας, τα μοντέλα μισθοδοσίας και ό,τι καταχωρίζετε.

Αν θέλεις να δώσεις μια οδηγία που οι λειτουργίες δεν υποστηρίζουν, γράψε στο [email protected]. Θα σε ενημερώσουμε αμέσως αν θεωρούμε ότι μια οδηγία παραβιάζει τους κανόνες προστασίας δεδομένων.

Αν κάποιος νόμος μας υποχρεώνει να επεξεργαστούμε τα δεδομένα με άλλον τρόπο, θα σας το πούμε εκ των προτέρων, εκτός αν ο νόμος το απαγορεύει.

7. Εμπιστευτικότητα

Πρόσβαση στα στοιχεία έχουν μόνο τα άτομα σε εμάς που τα χρειάζονται για τη λειτουργία και την υποστήριξη της υπηρεσίας. Θα διασφαλίζουμε ότι έχουν δεσμευτεί να τηρούν τα στοιχεία εμπιστευτικά.

8. Ασφάλεια

Αυτά είναι τα μέτρα που προστατεύουν τα δεδομένα σήμερα (άρθ. 32 ΓΚΠΔ):

• Κρυπτογράφηση κατά τη μεταφορά. Όλη η κίνηση προς την εφαρμογή, τον πίνακα ελέγχου και το API μας διακινείται κρυπτογραφημένη μέσω HTTPS (TLS), και το πρόγραμμα περιήγησης υποχρεώνεται να χρησιμοποιεί HTTPS.
• Πρόσβαση ανάλογα με τον ρόλο. Σε κάθε αίτημα ο διακομιστής ελέγχει στη βάση δεδομένων ποιον ρόλο έχει το πρόσωπο στην επιχείρησή σας. Στο Ταμείο & προσωπικό μόνο ο ιδιοκτήτης βλέπει τα μοντέλα μισθοδοσίας, τις μισθολογικές περιόδους και τα στοιχεία μισθοδοσίας, ο ιδιοκτήτης και οι προϊστάμενοι βλέπουν τις ώρες και τα φιλοδωρήματα του προσωπικού, και ο καθένας βλέπει τα δικά του. Στο συνεργείο, στο κομμωτήριο και στη φύλαξη ελαστικών ισχύουν αντίστοιχοι ρόλοι.
• Το αρχείο αλλαγών. Το αρχείο αλλαγών στο «Ταμείο & προσωπικό» μπορούν να το διαβάσουν και οι υπεύθυνοι. Τις αλλαγές στα μοντέλα μισθοδοσίας και στις περιόδους μισθοδοσίας τις βλέπει μόνο ο ιδιοκτήτης· τα φιλοδωρήματα τα βλέπουν και οι υπεύθυνοι.
• Το δικό μας προσωπικό. Το προσωπικό μας έχει πρόσβαση μόνο μέσω δικαιωμάτων ανά τομέα που δίνονται στη βάση δεδομένων, και ένα δικαίωμα που ανακαλείται παύει να ισχύει αμέσως. Στο «Ταμείο & προσωπικό» το προσωπικό μας βλέπει μόνο αριθμούς, ποτέ ονόματα, ώρες ή μισθούς. Ο αριθμός τηλεφώνου ενός επισκέπτη εμφανίζεται στο προσωπικό μας μόνο με τα τέσσερα τελευταία ψηφία. Το προσωπικό του κάθε τομέα μπορεί να διαβάσει τις λίστες του ξενοδοχείου ελαστικών με το μικρό όνομα του πελάτη, τις κάρτες αυτοκινήτων και τις κάρτες εργασιών των συνεργείων· αυτές οι αναγνώσεις δεν καταγράφονται σήμερα.
• Κρυπτογράφηση κατά την αποθήκευση. Οι αριθμοί τηλεφώνου των επισκεπτών αποθηκεύονται κρυπτογραφημένοι με AES-256-GCM. Τα υπόλοιπα στοιχεία, όπως ονόματα, ώρες και μισθοί, δεν αποθηκεύονται κρυπτογραφημένα ανά πεδίο.
• Τοποθεσία. Οι συντεταγμένες κατά το χτύπημα κάρτας προσέλευσης δεν αποθηκεύονται ποτέ, μόνο η απόσταση στρογγυλεμένη στα 10 μέτρα.
• Φωτογραφίες. Αφαιρούμε όλα τα μεταδεδομένα από τις φωτογραφίες, ακόμη και τη θέση GPS, πριν αποθηκευτούν. Βρίσκονται σε ιδιωτικό χώρο αποθήκευσης και εμφανίζονται μόνο σε όποιον έχει δικαίωμα να τις δει, χωρίς να αποθηκεύονται σε καμία κρυφή μνήμη (cache).
• Ιχνηλασιμότητα. Οι διορθώσεις του χρόνου εργασίας αποθηκεύονται σε αρχείο καταγραφής που δεν μπορεί να τροποποιηθεί, και ο εργαζόμενος λαμβάνει ειδοποίηση για κάθε διόρθωση.
• Σύνδεση. Για τους λογαριασμούς του πίνακα ελέγχου υπάρχει επαλήθευση δύο βημάτων. Ο αριθμός των προσπαθειών σύνδεσης είναι περιορισμένος. Όταν αφαιρούμε ένα άτομο από το προσωπικό μας, όλες οι συνεδρίες του τερματίζονται αμέσως.
• Αντίγραφα ασφαλείας. Για τη βάση δεδομένων δημιουργείται αντίγραφο ασφαλείας κάθε νύχτα. Το αντίγραφο αποθηκεύεται ως κανονικό αρχείο σε ιδιωτικό χώρο αποθήκευσης της Cloudflare εντός της ΕΕ, κρυπτογραφημένο σε κατάσταση ηρεμίας από την Cloudflare αλλά όχι με δικό μας κλειδί. Σε περίπτωση επαναφοράς από αντίγραφο ασφαλείας, ένα ξεχωριστό αρχείο καταγραφής διαγραφών χωρίς προσωπικά δεδομένα εφαρμόζεται αμέσως πριν ανοίξει ξανά η κίνηση, ώστε οι διαγραμμένοι λογαριασμοί να παραμένουν διαγραμμένοι. Για τις φωτογραφίες δεν δημιουργούνται αντίγραφα ασφαλείας.

9. Υπεργολάβοι επεξεργασίας

Μας δίνετε γενική άδεια να χρησιμοποιούμε υπεκτελούντες την επεξεργασία. Οι εξής υπεκτελούντες επεξεργάζονται σήμερα τα δεδομένα για λογαριασμό μας:

Υπεργολάβοι επεξεργασίας για δεδομένα που επεξεργαζόμαστε για λογαριασμό σας

Υπεργολάβος επεξεργασίας	Τι κάνουν	Πού βρίσκονται τα στοιχεία
Cloudflare, Inc. (ΗΠΑ)	Τι κάνουνΛειτουργούν τον διακομιστή μας, τη βάση δεδομένων, την αποθήκευση φωτογραφιών και τα αντίγραφα ασφαλείας. Η Cloudflare αποθηκεύει επίσης αρχεία καταγραφής των αιτημάτων προς τον διακομιστή, και η διεύθυνση σε ένα αίτημα μπορεί να περιέχει τον αριθμό κυκλοφορίας ενός αυτοκινήτου.	Πού βρίσκονται τα δεδομέναΗ βάση δεδομένων αποθηκεύεται στη Δυτική Ευρώπη (συμπεριλαμβανομένου του Ηνωμένου Βασιλείου βάσει της απόφασης επάρκειας της Ευρωπαϊκής Επιτροπής) και προστατεύεται από το EU-US DPF και από τυποποιημένες συμβατικές ρήτρες. Οι φωτογραφίες στα εργαλεία του εκτελούντος την επεξεργασία αποθηκεύονται στον χώρο αποθήκευσης αρχείων της Cloudflare με την ίδια προστασία (ενώ τα έγγραφα ταυτότητας και άδειας αποθηκεύονται στο seeyousoon-kyc-eu με δικαιοδοσία ΕΕ). Τα αντίγραφα ασφαλείας αποθηκεύονται σε ιδιωτικό χώρο αποθήκευσης εντός της ΕΕ, κρυπτογραφημένα σε κατάσταση ηρεμίας από την Cloudflare αλλά όχι με δικό μας κλειδί.
Οι υπηρεσίες push των προγραμμάτων περιήγησης: Google, Mozilla, Apple και Microsoft (ΗΠΑ)	Τι κάνουνΔιαβιβάζουν ειδοποιήσεις σε τηλέφωνα και υπολογιστές που έχουν ενεργοποιήσει τις ειδοποιήσεις, για παράδειγμα μια πρόσκληση, ένα διορθωμένο ωράριο εργασίας ή μια υπενθύμιση για αλλαγή ελαστικών. Το περιεχόμενο είναι κρυπτογραφημένο για τη συσκευή του παραλήπτη· η υπηρεσία βλέπει μόνο τη διεύθυνση της συσκευής και τον χρόνο.	Πού βρίσκονται τα δεδομέναΣτους δικούς διακομιστές της κάθε υπηρεσίας.
Firebase Cloud Messaging (Google, ΗΠΑ) και Apple Push Notification service (Apple, ΗΠΑ)	Τι κάνουνΑφορά μόνο τις εφαρμογές κινητού, οι οποίες δεν έχουν δημοσιευτεί ακόμη. Εκεί διαβιβάζουν τις ειδοποιήσεις και μπορούν να διαβάσουν το σύντομο κείμενό τους.	Πού βρίσκονται τα δεδομέναΣτους δικούς διακομιστές της κάθε υπηρεσίας.
fiskaly (SIGN SE)	Τι κάνουνΑφορά μόνο την ταμειακή μηχανή στο «Ταμείο & προσωπικό», η οποία δεν έχει ενεργοποιηθεί ακόμη. Εκεί καταχωρίζουν κάθε απόδειξη στη μονάδα ελέγχου που απαιτεί ο νόμος: τις γραμμές και το ποσό της απόδειξης, ποτέ τον αγοραστή.	Πού βρίσκονται τα δεδομέναΘα αναφερθεί εδώ πριν ενεργοποιηθεί η ταμειακή μηχανή, τουλάχιστον 30 ημέρες πριν.

Διασφαλίζουμε ότι κάθε υποεκτελών την επεξεργασία έχει σύμβαση μαζί μας που θέτει τις ίδιες απαιτήσεις προστασίας δεδομένων με την παρούσα σύμβαση. Ευθυνόμαστε έναντι εσάς για το έργο των υποεκτελούντων την επεξεργασία.

Πριν αναθέσουμε σε νέο υπεργολάβο επεξεργασίας ή αντικαταστήσουμε έναν υπάρχοντα, δημοσιεύουμε νέα έκδοση αυτής της σύμβασης με την ενημερωμένη λίστα και σας ενημερώνουμε γραπτώς μέσω e-mail (καθώς και με ειδοποίηση στον πίνακα ελέγχου και στην εφαρμογή) τουλάχιστον 15 ημέρες πριν τεθεί σε ισχύ η αλλαγή (τουλάχιστον 30 ημέρες πριν ενεργοποιηθεί το μητρώο ταμείου). Αν θέλετε να προβάλετε αντίρρηση σύμφωνα με το άρθ. 28.2 ΓΚΠΔ, γράφετε στο [email protected] πριν αρχίσει να ισχύει η αλλαγή. Αν δεν μπορούμε να ικανοποιήσουμε την αντίρρησή σας, έχετε δικαίωμα να απενεργοποιήσετε τη σχετική λειτουργική ενότητα (για παράδειγμα Ταμείο & προσωπικό) ή να καταγγείλετε τη σύμβαση πριν τεθεί σε ισχύ η αλλαγή.

10. Διαβίβαση εκτός ΕΕ/ΕΟΧ

Οι υπεργολάβοι επεξεργασίας της ενότητας 9, εκτός της fiskaly, είναι αμερικανικές εταιρείες, και οι φωτογραφίες στα εργαλεία των υπεργολάβων ενδέχεται να υποβάλλονται σε επεξεργασία εκτός ΕΕ/ΕΟΧ. Χρησιμοποιώντας τις λειτουργίες, μας δίνετε εντολή για τις διαβιβάσεις αυτές. Η βάση δεδομένων αποθηκεύεται στη Δυτική Ευρώπη (συμπεριλαμβανομένου του Ηνωμένου Βασιλείου βάσει της απόφασης επάρκειας της Ευρωπαϊκής Επιτροπής) και προστατεύεται από το EU-US DPF και τις τυποποιημένες συμβατικές ρήτρες· η Cloudflare είναι πιστοποιημένη σύμφωνα με το EU–US Data Privacy Framework και περιλαμβάνει τις τυποποιημένες συμβατικές ρήτρες της ΕΕ στη σύμβαση επεξεργασίας της. Δεν διαβιβάζουμε τα δεδομένα σε καμία άλλη χώρα χωρίς να υπάρχει προστασία που πληροί το κεφάλαιο V του GDPR.

11. Δικαιώματα των υποκειμένων των δεδομένων

Απαντάτε στα αιτήματα των εργαζομένων και των επισκεπτών σας, για παράδειγμα για πρόσβαση, διόρθωση ή διαγραφή των δεδομένων τους. Τα περισσότερα μπορείτε να τα δείτε και να τα διορθώσετε απευθείας στον πίνακα διαχείρισης. Κάθε εργαζόμενος βλέπει στην εφαρμογή τις δικές του ώρες, το πρόγραμμά του και τα εγκεκριμένα εκκαθαριστικά μισθοδοσίας του.

Δεν υπάρχει σήμερα στον πίνακα διαχείρισης λειτουργία για τη διαγραφή ενός ραντεβού, μιας καρτέλας αυτοκινήτου ή ενός σετ στο ξενοδοχείο ελαστικών, ούτε κάποια εξαγωγή πέρα από τα στοιχεία μισθοδοσίας. Όταν ένας εργαζόμενος κατεβάζει ο ίδιος τα δεδομένα του από την εφαρμογή, δεν περιλαμβάνονται τα στοιχεία από το «Ταμείο & προσωπικό». Αν το χρειάζεστε, γράψτε στο [email protected] και θα εξαγάγουμε ή θα διαγράψουμε τα στοιχεία για λογαριασμό σας.

Αν ένα υποκείμενο των δεδομένων απευθυνθεί απευθείας σε εμάς με αίτημα που αφορά δεδομένα που επεξεργαζόμαστε για λογαριασμό σας, θα σας το διαβιβάσουμε χωρίς καθυστέρηση και δεν θα απαντήσουμε οι ίδιοι επί της ουσίας, εκτός αν μας το ζητήσετε.

12. Παραβιάσεις δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα

Αν εντοπίσουμε παραβίαση δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που αφορά δεδομένα που επεξεργαζόμαστε για λογαριασμό σας, σας ενημερώνουμε χωρίς αδικαιολόγητη καθυστέρηση. Σας λέμε τι συνέβη, ποια δεδομένα και περίπου πόσα πρόσωπα αφορά, ποιες συνέπειες μπορεί να έχει και τι κάνουμε γι' αυτό. Ό,τι δεν γνωρίζουμε αμέσως, το στέλνουμε μόλις το μάθουμε. Εσείς αποφασίζετε αν θα γνωστοποιήσετε την παραβίαση στην Integritetsskyddsmyndigheten (imy.se), κάτι που πρέπει να γίνει εντός 72 ωρών, και αν θα ενημερώσετε τα θιγόμενα πρόσωπα (άρθρα 33 και 34 ΓΚΠΔ).

13. Εκτίμηση αντικτύπου και προηγούμενη διαβούλευση

Ο έλεγχος ωραρίου εργασίας και απόστασης κατά το χτύπημα κάρτας μπορεί να απαιτεί να διενεργήσετε εκτίμηση αντικτύπου (άρθ. 35 ΓΚΠΔ). Σας παρέχουμε τις πληροφορίες για τις λειτουργίες που χρειάζεστε γι' αυτήν, καθώς και για τυχόν προηγούμενη διαβούλευση με την Integritetsskyddsmyndigheten (άρθ. 36 ΓΚΠΔ).

14. Όταν λήγει η σύμβαση

Όταν σταματήσετε να χρησιμοποιείτε τις λειτουργίες, επιλέγετε αν θα διαγράψουμε τα δεδομένα ή θα σας τα παραδώσουμε. Γράψτε στο [email protected].

Σήμερα τα στοιχεία δεν διαγράφονται αυτόματα όταν λήγει η σύμβαση, ούτε όταν διαγράφεται ο λογαριασμός του ιδιοκτήτη: τα στοιχεία της επιχείρησης παραμένουν μέχρι να μας ζητήσετε να τα διαγράψουμε. Η εξαγωγή που υπάρχει στον πίνακα είναι η βάση μισθοδοσίας σε μορφή CSV ή PAXml για εγκεκριμένες περιόδους. Τα υπόλοιπα στοιχεία τα συγκεντρώνουμε για εσάς κατόπιν αιτήματος.

Τα δεδομένα που έχουμε διαγράψει παραμένουν στα αντίγραφα ασφαλείας μέχρι να εκκαθαριστούν τα αντίγραφα αυτά, βλ. το παράρτημα.

15. Ενημέρωση και έλεγχος

Σας παρέχουμε τις πληροφορίες που χρειάζεστε για να αποδείξετε ότι τηρούνται η παρούσα σύμβαση και το άρθρο 28 ΓΚΠΔ, και απαντάμε γραπτώς στις ερωτήσεις σας. Εσείς, ή ένας ανεξάρτητος ελεγκτής που ορίζετε εσείς και ο οποίος δεσμεύεται από υποχρέωση εχεμύθειας, μπορείτε να ελέγξετε την επεξεργασία μας κατόπιν συμφωνίας για τον χρόνο και την έκταση του ελέγχου. Η Integritetsskyddsmyndigheten μπορεί πάντα να διενεργεί τους ελέγχους που της επιτρέπει ο νόμος.

16. Η ευθύνη σου ως υπεύθυνος επεξεργασίας

• Φροντίζετε να έχετε νομική βάση για την επεξεργασία και να ενημερώνονται σχετικά οι εργαζόμενοι και οι επισκέπτες σας (άρθ. 13 ΓΚΠΔ). Οι εργαζόμενοί σας πρέπει, για παράδειγμα, να γνωρίζουν ότι η εφαρμογή ζητά την τοποθεσία του τηλεφώνου κατά το χτύπημα κάρτας εισόδου και ότι η απόσταση από τον χώρο εργασίας αποθηκεύεται όταν έχετε ορίσει χώρο εργασίας.
• Πριν ενεργοποιήσετε την απαίτηση για χτύπημα κάρτας κοντά στον χώρο εργασίας, θα πρέπει να κάνετε στάθμιση συμφερόντων και να εκπληρώσετε τυχόν υποχρέωση διαπραγμάτευσης σύμφωνα με την § 11 του lagen om medbestämmande i arbetslivet (MBL).
• Εσείς αποφασίζετε για πόσο καιρό θα διατηρούνται τα δεδομένα και μας ενημερώνετε πότε πρέπει να διαγραφούν, για παράδειγμα ο χρόνος εργασίας σύμφωνα με τον arbetstidslagen και τα στοιχεία μισθοδοσίας σύμφωνα με τον bokföringslagen.
• Δίνετε δικαιώματα πρόσβασης μόνο σε άτομα που τα χρειάζονται, και αφαιρείτε τα άτομα που αποχωρούν.
• Για τα μισθολογικά στοιχεία που κατεβάζετε είστε υπεύθυνοι εσείς από τη στιγμή που το αρχείο έχει φύγει από το SeeYouSoon.

17. Αλλαγές και επικοινωνία

Δημοσιεύουμε εδώ κάθε νέα έκδοση της σύμβασης, με ημερομηνία και αριθμό έκδοσης. Επικοινωνία για θέματα προστασίας δεδομένων: [email protected]. Λοιπά ερωτήματα: [email protected].

18. Παράρτημα: επεξεργασίες και χρόνοι διατήρησης

Ο πίνακας δείχνει πόσο καιρό διατηρούνται τα στοιχεία, όπως λειτουργεί η υπηρεσία σήμερα. Όπου αναγράφεται «χωρίς αυτόματη διαγραφή», τα στοιχεία παραμένουν μέχρι να μας ζητήσεις να τα διαγράψουμε.

Επεξεργασία, δεδομένα, υποκείμενα των δεδομένων και χρόνος διατήρησης

Θεραπεία	Στοιχεία	Εγγεγραμμένοι	Διάρκεια αποθήκευσης σήμερα
Προσωπικό στο Ταμείο & προσωπικό	ΣτοιχείαΌνομα, τίτλος, ρόλος, αριθμός μητρώου εργαζομένου, σύνδεση με τον λογαριασμό	Υποκείμενα των δεδομένωνΠροσωπικό, διευθυντές, ιδιοκτήτες	Χρόνος διατήρησης σήμεραΚαμία αυτόματη διαγραφή. Ένα πρόσωπο που αφαιρείται επισημαίνεται ως αφαιρεμένο. Αν το πρόσωπο διαγράψει τον λογαριασμό του, τα στοιχεία αυτά δεν αλλάζουν.
Προγράμματα	ΔεδομέναΗμέρα, έναρξη, λήξη	Υποκείμενα των δεδομένωνΠροσωπικό	Χρόνος αποθήκευσης σήμεραΜέχρι να αλλάξετε το πρόγραμμα.
Σφράγιση, διαλείμματα και αποστάσεις	ΣτοιχείαΏρες, απόσταση από τον χώρο εργασίας σε βήματα των 10 μέτρων, κατάσταση, σημείωση	Υποκείμενα των δεδομένωνΠροσωπικό	Χρόνος διατήρησης σήμεραΚαμία αυτόματη διαγραφή, ούτε όταν το πρόσωπο διαγράφει τον λογαριασμό του.
Αρχείο αλλαγών	ΣτοιχείαΠοιος άλλαξε τι, πότε, αιτιολογία, τιμές πριν και μετά	Υποκείμενα των δεδομένωνΠροσωπικό, διευθυντές, ιδιοκτήτες	Χρόνος αποθήκευσης σήμεραΔεν αλλάζει και δεν διαγράφεται ποτέ.
Μισθός	ΣτοιχείαΜισθολογικό μοντέλο, φιλοδωρήματα, πωλήσεις ανά άτομο, στοιχεία μισθοδοσίας	Υποκείμενα των δεδομένωνΠροσωπικό	Χρόνος διατήρησης σήμεραΚαμία αυτόματη διαγραφή.
Ειδοποιήσεις προς το προσωπικό και τους πελάτες	ΣτοιχείαΤο κείμενο της ειδοποίησης, για παράδειγμα μια διόρθωση με αιτιολογία	ΕγγεγραμμένοιΠροσωπικό, πελάτες με λογαριασμό	Χρόνος διατήρησης σήμερα90 ημέρες.
Η λίστα προσωπικού στον τομέα	ΣτοιχείαΌνομα, ρόλος, πρόγραμμα, e-mail κατά την πρόσκληση, αιτία του δεσμευμένου χρόνου	Υποκείμενα των δεδομένωνΠροσωπικό	Χρόνος διατήρησης σήμεραΚαμία αυτόματη διαγραφή. Αν το πρόσωπο διαγράψει τον λογαριασμό του, το όνομα αντικαθίσταται και το πρόσωπο αποχωρεί από την ομάδα.
Κράτηση στο ταμείο, σε σαλόνι και σε συνεργείο	ΣτοιχείαΌνομα, αριθμός τηλεφώνου, σημείωση, ώρα· στο συνεργείο αριθμός κυκλοφορίας και αυτοκίνητο	Υποκείμενα των δεδομένωνΕπισκέπτες χωρίς λογαριασμό	Χρόνος αποθήκευσης σήμεραΟ αριθμός τηλεφώνου διαγράφεται 30 ημέρες μετά την επίσκεψη. Τα υπόλοιπα: καμία αυτόματη διαγραφή.
Η ουρά χωρίς ραντεβού	ΣτοιχείαΤο όνομα που πληκτρολογεί το προσωπικό	Υποκείμενα των δεδομένωνΕπισκέπτες	Χρόνος διατήρησης σήμεραΚαμία αυτόματη διαγραφή.
Έλεγχος οχήματος	ΣτοιχείαΑριθμός κυκλοφορίας, στοιχεία του αυτοκινήτου, αριθμός πλαισίου	Υποκείμενα των δεδομένωνΟ ιδιοκτήτης ή ο χρήστης του αυτοκινήτου	Χρόνος διατήρησης σήμεραΚαμία αυτόματη διαγραφή. Αν ένας πελάτης διαγράψει τον λογαριασμό του, η καρτέλα διαγράφεται εφόσον μόνο οι επισκέψεις αυτού του πελάτη δείχνουν το αυτοκίνητο στο συνεργείο.
Κάρτα εργασίας	ΣτοιχείαΈνδειξη χιλιομετρητή, σημειώσεις, μηχανικός, στάδια της εργασίας	Υποκείμενα των δεδομένωνΠελάτες, μηχανικοί	Χρόνος διατήρησης σήμεραΚαμία αυτόματη διαγραφή. Αν ο πελάτης διαγράψει τον λογαριασμό του, το κείμενο των σημειώσεων διαγράφεται.
Το ξενοδοχείο ελαστικών	ΣτοιχείαΛογαριασμός ή όνομα, αριθμός κυκλοφορίας, ελαστικά, πρωτόκολλο, φωτογραφίες, μίσθωμα	Υποκείμενα των δεδομένωνΠελάτες με και χωρίς λογαριασμό	Χρόνος διατήρησης σήμεραΚαμία αυτόματη διαγραφή, ούτε όταν ο πελάτης διαγράφει τον λογαριασμό του.
Παραγγελία ελαστικών από προμηθευτή	ΣτοιχείαΑριθμός κυκλοφορίας, μικρό όνομα του πελάτη που έκανε την παραγγελία	Υποκείμενα των δεδομένωνΠελάτες, το προσωπικό σας	Χρόνος διατήρησης σήμεραΚαμία αυτόματη διαγραφή.
Εταιρικοί λογαριασμοί (διαδρομές και μεταφορές)	ΣτοιχείαΚατάλογος εργαζομένων, ρόλος, όρια ποσών, κέντρα κόστους και μηνιαίες αναφορές	Υποκείμενα των δεδομένωνΕργαζόμενοι και διαχειριστές της επιχείρησης-πελάτη	Χρόνος διατήρησης σήμεραΕργαζόμενοι και κέντρα κόστους μέχρι η εταιρεία-πελάτης να τους αφαιρέσει ή να κλείσει τον λογαριασμό· μηνιαίες αναφορές και δικαιολογητικά τιμολόγησης 7 έτη σύμφωνα με τον bokföringslagen.
Αντίγραφα ασφαλείας	ΣτοιχείαΟλόκληρη η βάση δεδομένων, όχι οι φωτογραφίες	Υποκείμενα των δεδομένωνΌλοι οι παραπάνω	Χρόνος διατήρησης σήμεραΑντίγραφα σε ιδιωτικό αποθηκευτικό χώρο της Cloudflare εντός της ΕΕ, κρυπτογραφημένα σε κατάσταση ηρεμίας από την Cloudflare αλλά όχι με δικό μας κλειδί: ημερήσια 30 ημέρες, μηνιαία 365 ημέρες και αντίγραφα πριν από μεγαλύτερες αλλαγές 365 ημέρες. Κατά την επαναφορά, το αρχείο καταγραφής διαγραφών (χωρίς δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα) εφαρμόζεται ξανά αμέσως πριν ανοίξει ξανά η κίνηση.
Αρχεία καταγραφής αιτημάτων της Cloudflare	ΔεδομέναΔιεύθυνση και ώρα της κλήσης	Υποκείμενα των δεδομένωνΌλοι όσοι χρησιμοποιούν τις λειτουργίες	Χρόνος αποθήκευσης σήμεραΌσο τα αποθηκεύει η Cloudflare σύμφωνα με τη συνδρομή μας.